តើធ្វើដូចម្តេចដើម្បីធ្វើ Microsoft Word Mail Merge ពីសៀវភៅបញ្ជី Excel

លក្ខណៈពិសេសសំបុត្ររួមបញ្ចូលគ្នារបស់ Microsoft អនុញ្ញាតឱ្យអ្នកផ្ញើឯកសារដូចគ្នាជាមួយនឹងការផ្លាស់ប្តូរបន្តិចបន្តួចចំពោះអ្នកទទួលច្រើន។ ពាក្យ "បញ្ចូលចូលគ្នា" ចេញមកពីការពិតដែលថាឯកសារមួយ (អក្សរឧទាហរណ៍) ត្រូវបានច្របាច់បញ្ចូលជាមួយឯកសារ ប្រភពទិន្នន័យ ដូចជា សៀវភៅបញ្ជី ។

លក្ខណៈពិសេសនៃសំបុត្ររួមបញ្ចូលគ្នាធ្វើសកម្មភាពយ៉ាងរលូនជាមួយទិន្នន័យពី Excel ។ ខណៈពេលដែលពាក្យក៏អនុញ្ញាតឱ្យអ្នកបង្កើតប្រភពទិន្នន័យផ្ទាល់ខ្លួនរបស់វាជម្រើសសម្រាប់ការប្រើប្រាស់ទិន្នន័យនេះមានកំណត់។ លើសពីនេះទៀតប្រសិនបើអ្នកមានទិន្នន័យរបស់អ្នកនៅក្នុងសៀវភៅបញ្ជីវាមិនមានន័យច្រើនដើម្បីវាយបញ្ចូលព័ត៌មានទាំងអស់ទៅក្នុងប្រភពទិន្នន័យរបស់ Word ទេ។

កំពុងរៀបចំទិន្នន័យរបស់អ្នកសម្រាប់ការបញ្ចូលសំបុត្រ

តាមទ្រឹស្តីអ្នកអាចប្រើសន្លឹកកិច្ចការ Excel ណាមួយនៅក្នុង មុខងារបញ្ចូលសំបុត្រ Word ដោយគ្មានការរៀបចំពិសេស។ ទោះជាយ៉ាងណាក៏ដោយវាត្រូវបានផ្តល់អនុសាសន៍ថាអ្នកត្រូវចំណាយពេលខ្លះដើម្បីរៀបចំសន្លឹកកិច្ចការរបស់អ្នកដើម្បីបង្កើនប្រសិទ្ធិភាពដំណើរការ សំបុត្រសំណុំបែបបទ ។

នេះគឺជាការណែនាំមួយចំនួនដើម្បីសង្កេតឃើញដែលនឹងជួយធ្វើឱ្យដំណើរការសំបុត្ររួមបញ្ចូលគ្នាកាន់តែរលូន។

រៀបចំទិន្នន័យសៀវភៅបញ្ជីរបស់អ្នក

ក្នុងហានិភ័យនៃការបញ្ជាក់ជាក់ស្តែងទិន្នន័យរបស់អ្នកគួរតែត្រូវបានរៀបចំយ៉ាងល្អិតល្អន់ទៅក្នុងជួរដេកនិងជួរឈរ។ គិតពីជួរដេកនីមួយៗជាកំណត់ត្រាតែមួយនិងជួរឈរនីមួយៗជាវាលដែលអ្នកនឹងបញ្ចូលទៅក្នុងឯកសាររបស់អ្នក។ (សូមពិនិត្យមើល ឯកសារបង្រៀនទិន្នន័យឌីជីថល ប្រសិនបើអ្នកត្រូវការការធ្វើឱ្យទាន់សម័យ។ )

បង្កើតជួរដេកបឋមកថា

បង្កើតជួរដេកបឋមកថាសម្រាប់សន្លឹកដែលអ្នកចង់ប្រើសម្រាប់សំបុត្រសំណុំបែបបទ។ ជួរដេកបឋមកថាជាជួរ ដែលមានស្លាកដែលកំណត់អត្តសញ្ញាណទិន្នន័យនៅក្នុងក្រឡាខាងក្រោម។ Excel អាចត្រូវបានកំណត់ពេលខ្លះអំពីភាពខុសគ្នារវាងទិន្នន័យនិងស្លាកដូច្នេះធ្វើឱ្យច្បាស់ទាំងនេះដោយប្រើអត្ថបទដិតស៊ុមក្រឡានិងការដាក់ស្រមោលកោសិកាដែលមានតែមួយជួរដេក។ នេះនឹងធានាថាកម្មវិធី Excel ខុសពីទិន្នន័យដែលនៅសល់របស់អ្នក។

ក្រោយមកពេលអ្នកបញ្ចូលទិន្នន័យជាមួយឯកសារសំខាន់នោះស្លាកនឹងលេចឡើងជាឈ្មោះវាលបញ្ចូលគ្នាដូច្នេះវានឹងមិនមានការភាន់ច្រឡំអំពីទិន្នន័យដែលអ្នកបញ្ចូលទៅក្នុងឯកសាររបស់អ្នកទេ។ លើសពីនេះទៅទៀតវាជាការអនុវត្តដ៏ល្អក្នុងការដាក់ស្លាកជួរឈររបស់អ្នកព្រោះវាជួយទប់ស្កាត់កំហុសអ្នកប្រើ។

ដាក់ទិន្នន័យទាំងអស់នៅលើសន្លឹកតែមួយ

ទិន្នន័យដែលអ្នកចង់ប្រើប្រាស់សម្រាប់បញ្ចូលសំបុត្រត្រូវតែនៅលើសន្លឹកតែមួយ។ ប្រសិនបើវាត្រូវបានរាលដាលនៅលើសន្លឹកច្រើនអ្នកនឹងត្រូវបញ្ចូលគ្នានូវសន្លឹកឬអនុវត្តការរួមបញ្ចូលសំបុត្រច្រើន។ ដូចគ្នានេះផងដែរសូមប្រាកដថាសន្លឹកត្រូវ បានដាក់ឈ្មោះយ៉ាងច្បាស់ ព្រោះអ្នកនឹងត្រូវការដើម្បីអាចជ្រើសរើសសន្លឹកដែលអ្នកចង់ប្រើដោយមិនចាំបាច់មើលវា។

ភ្ជាប់ប្រភពទិន្នន័យក្នុងសំបុត្ររួមមួយ

ជំហានបន្ទាប់ក្នុងដំណើរការបញ្ចូលសំបុត្រគឺភ្ជាប់សៀវភៅបញ្ជី Excel ដែលបានរៀបចំរបស់អ្នកជាមួយឯកសារ Word របស់អ្នក។

1. នៅលើរបារឧបករណ៍បញ្ចូលសំបុត្រចុចប៊ូតុង បើកប្រភពទិន្នន័យ ។
2. នៅក្នុងប្រអប់ជ្រើសប្រភពទិន្នន័យរុករកក្នុងថតរហូតដល់អ្នករកសៀវភៅការងារ Excel របស់អ្នក។ ប្រសិនបើអ្នកមិនអាចរកឃើញឯកសារ Excel របស់អ្នកត្រូវប្រាកដថា "ប្រភពទិន្នន័យទាំងអស់" ត្រូវបានជ្រើសរើសនៅក្នុងម៉ឺនុយទម្លាក់ចុះដែលមានស្លាក "ប្រភេទឯកសារ។ "
3. ចុចទ្វេដងលើឯកសារប្រភពប្រភព Excel របស់អ្នកឬជ្រើសវាហើយចុច បើក ។
4. ក្នុងប្រអប់ជ្រើសតារាងជ្រើសរើសសន្លឹក Excel ដែលមានទិន្នន័យដែលអ្នកចង់បញ្ចូលគ្នាជាមួយឯកសាររបស់អ្នក។
5. សូមប្រាកដថាប្រអប់ធីកក្បែរ "ជួរដេកដំបូងនៃទិន្នន័យមានក្បាលជួរឈរ" ត្រូវបានគូសធីក។
6. ចុច យល់ព្រម ។

ឥឡូវនេះប្រភពទិន្នន័យត្រូវបានភ្ជាប់ជាមួយឯកសារសំខាន់អ្នកអាចចាប់ផ្ដើមបញ្ចូលអត្ថបទនិង / ឬកែសម្រួលឯកសារ Word របស់អ្នក។ អ្នកមិនអាចធ្វើការផ្លាស់ប្តូរប្រភពទិន្នន័យរបស់អ្នកនៅក្នុង Excel ។ ប្រសិនបើអ្នកត្រូវការផ្លាស់ប្តូរទិន្នន័យអ្នកត្រូវបិទឯកសារមេនៅក្នុង Word មុនអ្នកអាចបើកប្រភពទិន្នន័យក្នុង Excel ។

ការបញ្ចូលវាលបញ្ចូលចូលគ្នាទៅក្នុងឯកសាររបស់អ្នកគឺងាយស្រួលដោយធ្វើតាមជំហានទាំងនេះ:

1. ចុចប៊ូតុង បញ្ចូលវាលបញ្ចូល នៅលើរបារឧបករណ៍បញ្ចូលសំបុត្រ។ ប្រអប់បញ្ចូលវាលបញ្ចូលគ្នានឹងបង្ហាញឡើង។
2. បន្លិចឈ្មោះវាលដែលអ្នកចង់បញ្ចូលពីបញ្ជីហើយចុច បញ្ចូល ។
3. ប្រអប់នឹងនៅតែបើកដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកបញ្ចូលវាលបន្ថែម។ ប្រសិនបើអ្នកបញ្ចូលច្រើនវាលមួយជាបន្តបន្ទាប់ពាក្យនឹងមិនបន្ថែមចន្លោះរវាងវាលក្នុងឯកសាររបស់អ្នកដោយស្វ័យប្រវត្តិ។ អ្នកត្រូវតែធ្វើវាដោយខ្លួនឯងបន្ទាប់ពីអ្នកបិទប្រអប់។ ក្នុងឯកសាររបស់អ្នកអ្នកនឹងឃើញឈ្មោះវាលដែលព័ទ្ធដោយព្រួញទ្វេ។
4. ពេលអ្នកធ្វើរួចសូមចុច បិទ ។

ការបញ្ចូលប្លុកអាស័យដ្ឋាននិងការសួរសុខទុក្ខត្រូវប្រើដោយប្រុងប្រយ័ត្ន

ថ្មីៗនេះក្រុមហ៊ុន Microsoft បានបន្ថែមមុខងារបញ្ចូលសំបុត្រដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកបញ្ចូលប្លុកអាស័យដ្ឋាននិងបន្ទាត់ស្វាគមន៍។ ដោយចុចលើប៊ូតុងរៀងៗខ្លួននៅលើរបារឧបករណ៍នោះពាក្យនឹងអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកបញ្ចូលវាលជាច្រើនក្នុងពេលតែមួយដែលបានរៀបចំក្នុងការប្រែប្រួលរួម។

ប៊ូតុណ្ហាប្លុកអាស័យដ្ឋានបញ្ចូល គឺនៅខាងឆ្វេង។ បន្ទាត់ស្វាគមន៍បញ្ចូល នៅខាងស្តាំ។

លើសពីនេះទៀតនៅពេលដែលអ្នកចុចលើប៊ូតុងណាមួយពាក្យនឹងបង្ហាញប្រអប់មួយដែលផ្តល់ឱ្យអ្នកនូវជម្រើសមួយចំនួនដែលអ្នកចង់ដាក់បញ្ចូលរបៀបដែលអ្នកចង់ឱ្យពួកគេត្រូវបានរៀបចំដាក់វណ្ណយុត្តិរួមនិងអ្វីផ្សេងទៀត។ ខណៈពេលដែលសម្លេងនេះនិយាយត្រង់ល្មមហើយហើយប្រសិនបើអ្នកកំពុងប្រើប្រភពទិន្នន័យដែលបង្កើតក្នុង Word វាអាចធ្វើអោយអ្នកយល់ច្រឡំបានប្រសិនបើអ្នកកំពុងប្រើសន្លឹកកិច្ចការ Excel ។

ចងចាំនៅពេលដែលអនុសាសន៍អំពីការបន្ថែមជួរដេកបឋមកថានៅក្នុងសន្លឹកកិច្ចការរបស់អ្នកនៅទំព័រទី 1 នៃអត្ថបទនេះ? ផងដែរប្រសិនបើអ្នកដាក់ឈ្មោះវាលមួយផ្សេងទៀតក្រៅពីអ្វីដែលពាក្យប្រើជាឈ្មោះវាលសម្រាប់ទិន្នន័យស្រដៀងគ្នាពាក្យអាចផ្គូផ្គងនឹងវាលមិនត្រឹមត្រូវ។

នេះមានន័យថាប្រសិនបើអ្នកប្រើ ប្លុកអាស័យដ្ឋានបញ្ចូល ឬ បញ្ចូល ប៊ូតុង បន្ទាត់ស្វាគមន៍ ទិន្នន័យអាចលេចឡើងតាមលំដាប់ផ្សេងគ្នាជាងអ្វីដែលអ្នកបានបញ្ជាក់ - គ្រាន់តែដោយសារតែស្លាកមិនត្រូវគ្នា។ សំណាងល្អក្រុមហ៊ុន Microsoft បានស្មានទុកជាមុនហើយបានបង្កើតឡើងនៅក្នុងលក្ខណៈសម្បត្តិផ្គូផ្គងវាលដែលអនុញ្ញាតឱ្យអ្នកផ្គូផ្គងឈ្មោះវាលរបស់អ្នកទៅនឹងពាក្យដែលប្រើក្នុងប្លុក។

ប្រើវាលផ្គូផ្គងដើម្បីសម្គាល់ផែនទីវាល

ដើម្បីផ្គូផ្គងវាលបំពេញតាមជំហានទាំងនេះ:

1. ចុចលើប៊ូតុង ផ្គូផ្គង លើរបារឧបករណ៍។
2. ក្នុងប្រអប់វាលផ្គូផ្គងអ្នកនឹងឃើញបញ្ជីឈ្មោះវាលរបស់ពាក្យនៅខាងឆ្វេង។ នៅផ្នែកខាងស្តាំនៃប្រអប់អ្នកនឹងឃើញជួរឈរនៃប្រអប់ធ្លាក់ចុះ។ ឈ្មោះក្នុងប្រអប់ទម្លាក់នីមួយៗគឺជាវាលដែលពាក្យកំពុងប្រើសម្រាប់វាលនីមួយៗក្នុងប្លុកអាសយដ្ឋានឬប្លុកបន្ទាត់ស្វាគមន៍។ ដើម្បីធ្វើការផ្លាស់ប្ដូរសូមជ្រើសរើសឈ្មោះវាលពីប្រអប់ទម្លាក់ចុះ។
3. នៅពេលអ្នកបានធ្វើរួចរាល់សូមចុច យល់ព្រម ។

អ្នកក៏អាចបង្ហាញប្រអប់ប្រអប់ផ្គូផ្គងដោយចុចប៊ូតុង វាលផ្គូផ្គង នៅផ្នែកខាងក្រោមប្រអប់ប្រអប់បញ្ចូលប្លុកអាសយដ្ឋានឬប្រអប់វន្ទនាការដែលទាំងពីរបង្ហាញឡើងនៅពេលអ្នកចុចប៊ូតុងរបារឧបករណ៍រៀងៗខ្លួន។

មើលឯកសាររួមបញ្ចូលសំបុត្រ

មុនពេលយើងពិនិត្យមើលនិងបោះពុម្ពឯកសារដែលបានបញ្ចូលគ្នារបស់អ្នកចំណាំអំពីការធ្វើទ្រង់ទ្រាយ: នៅពេលបញ្ចូលវាលបញ្ចូលគ្នាចូលទៅក្នុងឯកសារ Word មិនផ្ទុកទិន្នន័យពីប្រភពទិន្នន័យទេ។

អនុវត្តការធ្វើទ្រង់ទ្រាយពិសេសពីសៀវភៅបញ្ជីប្រភព

ប្រសិនបើអ្នកចង់អនុវត្តការធ្វើទ្រង់ទ្រាយពិសេសដូចជាអក្សរទ្រេតដិតឬគូសបន្ទាត់ពីក្រោមអ្នកត្រូវតែធ្វើដូច្នេះនៅក្នុង Word ។ ប្រសិនបើអ្នកកំពុងមើលឯកសារជាមួយវាលអ្នកត្រូវជ្រើសព្រួញទ្វេលើភាគីទាំងពីរនៃវាលដែលអ្នកចង់អនុវត្តទ្រង់ទ្រាយ។ ប្រសិនបើអ្នកកំពុងមើលទិន្នន័យដែលបញ្ចូលចូលគ្នានៅក្នុងឯកសារនោះគ្រាន់តែបន្លិចអត្ថបទដែលអ្នកចង់ផ្លាស់ប្តូរ។

សូមចងចាំថាការផ្លាស់ប្តូរណាមួយនឹងអនុវត្តនៅគ្រប់ឯកសារដែលបានច្របាច់បញ្ចូលគ្នាមិនមែនគ្រាន់តែជាបុគ្គលម្នាក់នោះទេ។

មើលជាមុននូវឯកសារដែលបានបញ្ចូលគ្នា

ដើម្បីមើលឯកសារដែលបញ្ចូលគ្នារបស់អ្នកមុនចុចប៊ូតុង មើលទិន្នន័យបញ្ចូលដែលបានបញ្ចូលគ្នា នៅលើរបារឧបករណ៍បញ្ចូលសំបុត្រ។ ប៊ូតុងនេះធ្វើការដូចប្តូរបិទបើកដូច្នេះប្រសិនបើអ្នកចង់ត្រលប់ទៅមើលគ្រាន់តែវាលនិងមិនមែនទិន្នន័យដែលពួកគេមានសូមចុចវាម្តងទៀត។

អ្នកអាចរុករកតាមឯកសារដែលបានបញ្ចូលគ្នាដោយប្រើប៊ូតុងរុករកនៅលើរបារឧបករណ៍បញ្ចូលសំបុត្រ។ ពួកវាគឺពីឆ្វេងទៅស្តាំ: កំណត់ត្រាដំបូងកំណត់ត្រា មុន ទៅកំណត់ត្រា កំណត់ត្រា ចុងក្រោយ ។

មុនពេលអ្នកបញ្ចូលឯកសាររបស់អ្នកអ្នកគួរមើលវាទាំងអស់ឬច្រើនតាមតែអ្នកអាចធ្វើបានដើម្បីផ្ទៀងផ្ទាត់ថាអ្វីគ្រប់យ៉ាងបានបញ្ចូលគ្នាត្រឹមត្រូវ។ យកចិត្តទុកដាក់ជាពិសេសទៅលើអ្វីដូចជាវណ្ណយុត្តិនិងគម្លាតជុំវិញទិន្នន័យបញ្ចូលគ្នា។

បញ្ចប់ឯកសារបង្រួមសំបុត្ររបស់អ្នក

នៅពេលអ្នកត្រៀមខ្លួនបញ្ចូលឯកសាររបស់អ្នកអ្នកមានជម្រើសពីរ។

បញ្ចូលទៅម៉ាស៊ីនបោះពុម្ព

ដំបូងគឺបញ្ចូលពួកវាទៅម៉ាស៊ីនបោះពុម្ព។ ប្រសិនបើអ្នកជ្រើសរើសជម្រើសនេះឯកសារនឹងត្រូវបានផ្ញើទៅម៉ាស៊ីនបោះពុម្ពដោយគ្មានការកែប្រែ។ អ្នកអាចបញ្ចូលទៅម៉ាស៊ីនបោះពុម្ពដោយគ្រាន់តែចុចប៊ូតុងរបារឧបករណ៍ បញ្ចូលចូលទៅក្នុង របារឧបករណ៍។

បញ្ចូលចូលក្នុងឯកសារថ្មី

ប្រសិនបើអ្នកត្រូវការដាក់បញ្ចូលឯកសារមួយចំនួនឬទាំងអស់ (ទោះបីជាអ្នកគួរតែបន្ថែមវាលចំណាំនៅក្នុងប្រភពទិន្នន័យសម្រាប់កំណត់ចំណាំផ្ទាល់ខ្លួន) ឬធ្វើការផ្លាស់ប្តូរផ្សេងទៀតមុនពេលអ្នកបោះពុម្ពអ្នកអាចបញ្ចូលវាទៅក្នុងឯកសារថ្មី។ ប្រសិនបើអ្នកច្របាច់បញ្ចូលគ្នាទៅឯកសារថ្មីសំបុត្ររួមបញ្ចូលឯកសារសំខាន់និងប្រភពទិន្នន័យនឹងនៅតែដដែលប៉ុន្តែអ្នកនឹងមានឯកសារទីពីរដែលមានឯកសារដែលបានបញ្ចូលគ្នា។

ដើម្បីធ្វើដូចនេះគ្រាន់តែចុចប៊ូតុងរបារឧបករណ៍ បញ្ចូលគ្នាទៅក្នុងឯកសារថ្មី ។

វិធីសាស្ត្រណាក៏ដោយអ្នកនឹងត្រូវបានបង្ហាញជាមួយប្រអប់មួយដែលអ្នកអាចប្រាប់ Word ដើម្បីបញ្ចូលទិន្នន័យទាំងអស់កំណត់ត្រាបច្ចុប្បន្នឬជួរកំណត់ត្រា។

ចុចប៊ូតុងជម្រើសនៅជាប់ជម្រើសដែលអ្នកចង់បានហើយបន្ទាប់មកចុច យល់ព្រម ។

ប្រសិនបើអ្នកចង់បញ្ចូលជួរបញ្ចូលគ្នាអ្នកនឹងត្រូវដាក់ លេខ ចាប់ផ្តើមនិងលេខចុងក្រោយសម្រាប់កំណត់ត្រាដែលអ្នកចង់រួមបញ្ចូលនៅមុនពេលអ្នកចុច យល់ព្រម ។

ប្រសិនបើអ្នកជ្រើសរើសបោះពុម្ពឯកសារបន្ទាប់ពីប្រអប់លេចឡើងអ្នកនឹងត្រូវបានបង្ហាញជាមួយប្រអប់បោះពុម្ព។ អ្នកអាចទាក់ទងជាមួយវាដូចគ្នានឹងអ្វីដែលអ្នកចង់បានសម្រាប់ឯកសារផ្សេងទៀត។